6. 상품 관리 - 재고 관리

6. 상품 관리 - 재고 관리

 

  매장은 고객의 요구를 제대로 충족시키고 자신이 원하는 매출을 올리기 위하여 적정수준 내에서 충분한 상품구색과 재고를 가지고 있어야 한다. 그러나 재고가 필요이상으로 많아지면 재고비용이 증가하고 공간도 차지하기 때문에 가능한 한 재고수량을 줄이는 것이 매장을 잘 경영하는 방법이다.

잘 팔리지 않는 상품에 많은 자금이 묶여 있다면 매장의 자금순환을 악화시키게 된다.

그러나 지나치게 적은 재고는 상품의 품절을 가져오게 되며 이는 판매의 기회를 잃는 것뿐만 아니라 매장의 신뢰를 떨어뜨려 단골을 잃게 할 수도 있게 한다.

 

가. 재고통제

 

  1) 적정 재고유지를 위한 정보수집

    매장에서 적정선의 상품 재고를 유지하려면 다음과 같은 정보를 가지고 있어야 한다.

    - 매장과 창고에 있는 상품의 수량

    - 보유하고 있는 상품별 판매빈도

    - 주문해야할 상품의 유형과 수량

    위와 같은 정보를 확보하기 위해서는 여러 가지의 표가 필요하다. 다음에 제시되는 표들을 통해 최소한의 정보를 확인 할 수 있을 것이다.

    재고관리표를 초기부터 사용하면 물품의 구매주기를 확인할 수 있고 물품의 구매가격변동을 정확히 파악할 수 있어 저가에 구매할 수도 있다. 또한 사용되지 않고 있는 재고품들의 현황을 파악함으로써 구매의 우선순위를 정해 효율성을 높일 수 있다.

    종이의 숫자가 늘어나겠지만 품목별로 따로 정리를 한다면 더 쉽게 파악을 할 수 있을 것이다.

 

<재고관리표(예)>

 

품 명	단 위	구매일자	구매가격	주문수량

 

야채(상추)
구매일자	구매가격	주문수량(수)
15. 3. 11
15. 3. 15
. . .
16. 3. 11

 

    창고 내에 오랜 시간 동안 보관하며 그 수량이 많은 경우에는 따로 파악하여 관리하도록 한다. 이를 통하여 매장에 있는 수량과 창고에 있는 수량을 정확히 파악할 수 있을 것이다. 또한 입ㆍ출고와 확인자를 기록하여 창고보관 시 생길 수 있는 분실의 소지를 없앨 수 있다.

 

<창고 재고표(예)>

 

품 명	입 고		출 고		확인서명
	날짜	수량	날짜	수량
소주
맥주
청하
사이다
콜라

 

  2) 재고 부족의 이유

    재고유지를 위한 정보가 파악되고 나면 파악된 정보를 통하여 잘 판매되는 상품은 재고보유수량을 늘리고, 잘 팔리지 않는 상품은 재고보유수량을 줄여 적정 수준을 유지 할 수 있게 된다. 한편 매장에서 상품의 재고수량이 적정선에서 유지되지 못하고 넘치거나 모자라는 현상이 발생되는 것은 다음과 같은 원인 때문이다.

    - 부정확한 판매예측

    - 상품매입자금의 부족

    - 예상하지 못한 고객수요

    - 납품업자로부터의 상품공급 지연

    - 판매 시 미기재로 인한 손실

 

나. 재고 파악

  상품의 회전을 원활히 하기 위해서는 현재 상점이 보유하고 있는 재고상황을 명확하게 파악해야 한다. 매장에서 보유하고 있는 상품의 재고를 정확하게 파악하지 못하면 상품매입결정은 물론 어떤 품목을 폐기 처리해야 할지 결정할 수도 없으며 나아가서는 판매계획을 세우기도 어렵게 된다.

 

  1) 재고수량의 실제조사

    매장에서 홀과 창고의 상품을 직접 검토하여 파악하는 방법인데, 정확성은 있지만 시간과 노력이 많이 들게 된다. 그러나 재고파악은 수시로 하는 것이 좋기 때문에 불편하더라도 일정 기간을 정해놓고 조사를 하는 것이 좋다.

재고실사를 통하여 상품손실을 방지하고 팔리지 않는 상품이나 파손품 등을 폐기처리 할 수 있기 때문이다.

    - 일정계획을 수립(매달 5일 또는 첫째주 월요일)

    - 상품을 종류별로 정리

    - 실제 재고조사표를 준비

    - 실사계획에 따라 실제로 아이템 하나하나 세어 기록한다.

 

<실제 재고조사표(예)>

 

조사일자		15. 4. 8			조사자	홍길동
품 목		실수량			장부상 수량	차이
		창고	매장	합계
소주	참이슬	30	20	90	98	- 8
	처음처럼	20	20
맥주	하이트	40	20	130	135	+ 5
	카스	20	20
	OB라거	10	20

 

    주류, 공산품, 식재료... 등으로 대 분류를 한 후 각 항목별로 세분화해서 표를 작성하도록 한다. 실제조사 실시 전에 매장(주류쇼케이스 등)에 적정 수량을 진열 한 후에 창고와 매장으로 나눠서 실시하도록 한다.

 

  2) 장부 조사법

    매장에서 매일같이 실제재고조사를 할 수 없기 때문에 이를 보완하는 형식으로 실시하는 재고 파악방법이 장부조사이다. 이는 실제 수량을 조사하는 방법이 시간과 노력을 많이 필요로 하기 때문에 장부에 기재되어 있는 수량을 수시로 파악하여 재고관리를 하는 방법이다. 장부상에 기록되어 있는 재고와 일일판매량을 비교하여 그 차이를 확인하는 방법이다. 실제재고조사보다 편하기는 하지만 실제의 재고가 추상적으로 존재하기 때문에 장부상에는 맞더라도 실제로는 틀린 경우가 많음을 잊지 말자.

    예) 소주 - 장부상 40병

               실제   10병

    위와 같이 그 차이가 크게 되면 재 주문의 시기를 잘 못 설정하게 되어 필요한 시기에 판매가 못 이뤄질 수 있다.

 

다. 과다재고 매입 방지 요령

 

  1) 적정재고 설정

    앞의 자료들을 분석하여 판매 속도, 보존기간, 계절적 요인 등을 고려한 후 판매량을 정함으로써 재고가 발생 할 수 있는 소지를 없애고 물품 구매 시 최적의 재고를 준비하도록 한다. 또한 즉시 구입 가능한 제품과 주문을 통해 구입 가능한 제품을 구분하여 구매를 하는 방법도 과다재고 매입을 방지 할 수 있다.

 

  2) 적정재고 조절

    실제재고조사 일정에 맞춰 조사가 끝난 후 적정재고를 조절하도록 한다.

 

라. 재고차이 발생의 원인

 

  1) 재고차이의 개념

    재고차이란 장부상으로 유지 기록해온 장부의 재고와 실제 조사를 통하여 파악된 실제 재고와의 차이를 말하는 것이다.

 

  2) 재고부족의 원인

    가) 종업원에 의하여

      - 주문 시 주문서에 체크하지 않는 경우

        → 주문을 받은 후 카운터에 체크하지 않고 조리실에만 전달하여 제품은 나갔으나 계산서에서는 빠지는 경우가 자주 발생한다.

        ⇒ 주문을 받은 후 조리실로 갈 때 카운터를 지나가게 작업동선을 만들거나 조리실에 전달하기 전에 계산서에 먼저 체크할 것을 교육한다면 해결 할 수 있음

      - 몰래 먹는 경우

        → 계산 또는 허락을 받지 않고 몰래 먹는 경우가 있을 수 있다.

        ⇒ 먹어도 모를 것이라는 생각에서 하는 행동임으로 앞의 재고조사를 수시로 실시한다면 이는 사전에 막을 수 있음. 그러나 미리 챙겨주어 몰래 먹고 싶은 마음이 들지 않도록 하는 것이 최선책

      - 훔치는 경우

        → 이 또한 모를 것이라는 생각에서 출발함으로 재고조사를 통하여 사전에 예방하는 것이 최선책이다.

        직원에 의해 발생하는 것은 그렇게 해도 된다는 생각이 들기 때문임으로 이를 사전에 막는 것이 가장 좋은 방법이다. 실수를 저지른 직원을 탓할 것이 아니라 실수를 하게 만든 나 자신을 탓해야 한다. 그럼으로 실수를 했을 때 직원에게 화를 내기 보다는 문제를 파악하고 개선하는 데 초점을 맞춰야 할 것이다. 또한 믿고 맡겼으면 끝까지 믿어주어야 한다. 의심을 한다거나 책임추궁을 한다면 밖으로는 매장의 분위기가 나빠지고 안으로는 자신의 선택이 틀렸음을 인정하는 것이 되기 때문이다. 손실이 생기더라도 예측할 수 있는 범위 안에서 생기도록 사전에 준비하는 것이 가장 좋다.

    나) 외부인 침입에 의해 발생하는 경우

      - 매장 폐점 시에는 반드시 모든 출입구가 잠겼는지 확인해야 한다.

      - 매장 열쇠를 취급하던 직원이 퇴직하면 열쇠를 교체한다.

        ⇒ 밤에 몰래 들어와 물건을 훔치거나 친구들과 제품을 먹는 경우가 있음

    다) 납품업자에 의해 발생하는 경우

      - 납품업자의 방문시간은 가급적이면 미리 지정하여 한번에 한 업체씩 방문하도록 한다.

        →여러 업체가 동시에 오게 되면 물품에 대한 검품을 세밀하게 할 수 없기 때문이다.

      - 바쁜 시간대 또는 고객이 있을 시에는 납품업자에게 기다릴 것을 요청하거나 다음에 방문하도록 한다.

        → 이 또한 세밀한 검품을 위해서이다.

      - 상품을 검수 할 때는 직접 수량을 세도록 한다.

      - 거래 명세서에 기록된 상품명 및 수량도 중요하지만 상품의 단가 및 중량을 다시 한번 확인하도록 한다.

    라) 고객에 의해 발생하는 경우

      - 바쁜 시간대에 바쁜 직원을 대신해 고객이 주류, 음료수 등을 가져가는 경우가 있다.

      계산서에 체크가 되지 않은 상황에서 이루어지는 행동이기 때문에 이는 바로 손실로 이어진다. 아무리 바쁘더라도 반드시 고객이 직접 제품을 가져가지 못하도록 신경을 써야 한다.

 

마. 재고관리 개선방안

  1) 사전적 방안

    - 품목별 판매실적을 정확하게 기록하는 습관을 들이고 과거 판매실적 자료를 참고로 하여 재고를 관리한다.

    - 최근의 경기 동향이나, 수요상태를 파악한다.

    - 판매촉진이나 매출액 목표를 근거로 하여 상품을 준비한다.

    - 식자재는 유통기한이 짧고, 신선함이 생명이라는 점을 항상 고려한다.

 

  2) 사후적 방안

    - 가격을 낮추어 판매한다.

    - 기타 가공재로 사용한다.

    - 서비스로 처리한다.

    - 반품한다.

    - 인근 사회복지단체에 기부한다.

 

재고 = 돈이라는 생각을 잊지 말고 신중을 기해 구입 및 관리에 임하자!!

 

 

 

건사 정용활 대디, 직장인 집에서는 고3 아들, 고1 딸의 아빠, 사회에선 작지만 깊이있는 기업의 촉망받는(?) 직장인, 가정과 직장의 식구들을 한 마음으로 사랑하는 휴머니스트랍니다. 두 아이의 아빠로 건강식품 관련, 15년 비즈니스에 필요했던 지식 관련 정보들을 꼼꼼히 소개할게요.