자이베르트 시간관리

자이베르트 시간관리

 

 

 

서론 시간 관리, 계획적으로 하라

        1. 시간 관리, 왜 필요한가?

          시간관리란 무엇인가

                시간 관리의 10가지 장점

                  - 시간을 낭비하지 않고 업무를 처리할 수 있다.

                  - 일에 대한 계획과 준비를 더 잘 할 수 있다.

                  - 작업 결과가 더 좋아진다.

                  - 정신없이 서두르지 않아도 되고, 스트레스를 덜 받게 된다.

                  - 일에 대한 만족도가 더 커진다.

                  - 일을 하고자 하는 동기 유발이 더 잘된다.

                  - 좀 더 어려운 업무도 처리할 수 있는 능력이 생긴다.

                  - 업무와 업적에 대한 압박감이 줄어든다.

                  - 업무상의 실수가 줄어든다.

                  - 일에 대한 목표 달성뿐만 아니라 인생의 목표 달성도 더 쉬워진다.

        2. 시간의 의미

          당신은 시간이 충분한가?

          당신에게 시간은 어떤 의미인가?

          당신은 시간을 어떻게 사용하는가?

          당신에게 시간이 얼마나 남아있는가?

        3. 시간 관리 현황 분석

          잘못된 방식으로 업무를 처리하게 되는 여러 원인

          시간 관리 현황 분석의 두 가지 출발점

          1단계_시간 이용 실태 분석

          2단계_시간 손실 실태 분석

          3단계_시간 낭비 실태 분석

        4. 시간 관리의 기능

체계적인 시간 관리 테크닉
기능	업무 진행 기법	결과
1. 목표 설정	목표 발견 상황 분석 목표 달성 전략 및 성공 방법 목표 작성	동기 유발, 약점 제거, 장점 인식, 문제점 해결에 주력, 일정 확정 및 다음 조치
2. 계획 수립	연간 계획 수립 월간 계획 수립 주간 계획 수립 일일 계획 수립 시간 관리의 원칙 ALPEN 방법 시간 계획표에 의한 관리	목표 실현을 위한 준비, 이용 가능한 시간을 최적의 상태로 배분하여 이용하기, 시행 시간 단축
3. 결정	우선 순위 결정 파레토 시간 법칙(80:20 법칙) ABC 분석 아이젠하워 법칙 업무 위임	성공적인 업무 진행 과정 마련, 부차적인 문제보다 아주 중대한 문제를 우선적으로 결정, 중요도에 따른 업무 처리 순서 결정, 긴급한 사안의 ‘전횡’ 극복, 생산적 업무 수행
4. 실행과 조직	일정 구성 능률 곡선 바이오리듬 자기 계발 일일 기본 계획	시간 관리 적용, 본질적인 업무에 집중, 능률 곡선이 높을 때를 이용, 주기적 변동을 고려, 자신의 업무 처리 방식 계발
5. 통제	업무 진행 과정 통제 (예상-실제-비교) 결과 통제 (목표 통제, 중간 통제, 최종 통제) 하루 일과에 대한 반성 (자기 통제)	계획대로 업무 완수 보장, 긍정적인 생활 태도
6. 정보와    커뮤니케이션	합리적인 글 읽기 합리적인 회의 진행 합리적인 방문객 관리 합리적인 전화 통화 합리적인 서신 교환 합리적인 문서 관리	글 읽기 속도 배가, 회의 조직 개선, 면담 시간 개선, 방해 요인 차단, 불필요한 문서 감소

        5. 독자께 드리는 부탁

1장 목표 설정_ 인생에 대한 철저한 계획을 세워라

        1. 목표 설정의 의미

        2. 목표 발견

          1단계_이상적 인생상 설계

          2단계_시간적 기준에 따른 목표의 세분화

          3단계-직업적 측면에서의 이상상 개발

          4단계_구체적인 목표 설정

        3. 상황 분석

          1단계_개인적 상황과 직업적 상황 분석

          2단계_성공과 실패에 대한 대차대조표 작성

          3단계_강점과 약점 분석

          4단계_목표와 수단 분석

        4. 목표 정립

          인생 설계 및 직업상의 성공에 대한 계획

        5. 요약 및 평가

2장 계획 수립_ 목표를 실현하기 위해 준비하라

        1. 계획 수립의 기초

        2. 시간 계획의 원칙과 규칙

        3. 시간 계획의 체계

          다년간의 계획

          연간 계획

          4분기 계획

          월간 계획

          주간 계획

          일일 계획

        4. ALPEN 방식에 따른 시간 계획

          ALPEN 방식 5단계

                1단계_과제 편성

                2단계_소요 시간 산정

                3단계_여유 시간 책정(60:40원칙)

                4단계_우선순위 설정과 업무 위임

                5단계_추가검토-미결된 업무 이월

        5. 시간 계획표를 이용한 관리

          다이어리와 같은 일반적인 일정표의 결점

          시간 계획표의 의미

          시간 계획표의 구성

          사간 계획표 활용의 장점

        6. 요약 및 평가

3장 결정_ 핵심업무에 집중하고 업무를 위임하라

        1. 결정의 중요성 우선순위 설정의 장점

        2. 파레토의 법칙

        3. ABC 분석에 의한 우선순위 결정

          A급 과제의 선정 기준

        4. 아이젠하워 법칙에 따른 업무 분석

          네 가지 범주 - 긴급성, 중요성

                범주1_A급 과제-긴급하고도 중요한 과제

                범주2_B급 과제-긴급하지는 않지만 중요한 과제

                범주3_C급 과제-긴급하지만 그다지 중요하지 않은 과제

                범주4_긴급하지도 않고 중요하지도 않은 과제

        5. 위임의 기본 원칙

          위임의 장점

          업무 위임에 대한 거부감

          업무 위임 현황 분석

          위임의 기본 원칙

          위임 업무의 선별

          위임 시기

          위임 대상

          바람직한 업무 위임의 20가지 기준

          위임의 6하 원칙

A급 과제	B급 과제	C급 과제
지극히 중요함	평균적으로 중요함	그다지 중요하지 않음
모든 과제의 15%	모든 과제의 20%	모든 과제의 65%
가치 비중은 65%	가치 비중은 20%	가치 비중은 15%
직접 수행	전략적으로 계획 세우기	위임, 축소
위임 불가능	기한을 정하라	취소하라

        6. 요약 및 평가

4장 실행과 조직_ 업무 진행 과정과 활동을 제어하라

        

하루 일정을 조직하는 원칙

하루를 시작할 때 적용하면 좋은 원칙                 긍정적인 마음가짐으로 하루를 시작하라                 아침 식사를 잘하고 여유 있게 출근하라                 가능한 한 언제나 같은 시간에 업무를 시작하라                 그 날의 일정을 검토하라                 가장 중요한 업무부터 시작하라                 업무 준비 시간을 단축하라                 비서와 시간 계획을 조정하라                 복잡하고 중요한 일은 오전에 처리하라

하루 일을 진행하면서 적용하면 좋은 원칙                 업무 준비를 철저히 하라                 확정된 기한이라도 필요에 따라 조정하라                 반작용이 생길 행동은 피하라                 긴급한 업무가 새로 추가될 경우 단호히 거절하라                 예정에 없던 충동적인 활동은 하지 마라                 적절한 시기에 휴식을 취하고 적당한 속도로 일하라                 유사한 세부 업무는 모아서 한꺼번에 처리하라                 일단 시작한 업무는 확실하게 끝맺어라                 자투리 시간을 활용하라                 업무 방해 요인에 좌우되지 말라                 조용히 지낼 수 있는 시간을 마련하라                 시간과 계획을 통제하라

하루 일을 마무리할 때 적용하면 좋은 규칙                 마무리하지 못했던 자질구레한 일들은 그 날 중에 끝마쳐라                 결과 통제 및 자기 통제를 실시하라                 다음 날의 시간 계획은 전날 저녁에 세워라                 긍정적인 기분으로 귀가하라                 하루 하루를 가장 뜻 깊은 날이라고 여겨라

        1. 일정을 짜는 원칙

        2. 능률 곡선에 의한 관리

        3. 바이오리듬에 의한 관리

          3가지 바이오리듬

          바이오리듬 이론의 의의와 적용

          바이오리듬의 파악

        4. 업무 처리 방식의 개선

          시간 낭비 요인

          업무 부담의 극복

부담을 줄이기 위한 질문	적절한 조치
도대체 왜?	취소하라
왜 하필 나야?	위임하라
왜 하필 지금?	기한을 조정하라
왜 이런 방법으로?	합리화하라

        5. 하루 일정에 대한 기본 계획 실습

        6. 요약 및 평가

5장 통제_ 계획대로 실천하고 확실하게 성공하라

        1. 통제의 기능

          o 현재 상황에 대한 파악

          o 계획과 성과 비교

          o 수정하기 위한 조치

        2. 과정 통제

          통제 과정으로서의 활동 내용 및 시간 분석

                1단계_ 예정 소요 시간 및 활동(목표 설정)

                2단계_ 실제 소요 시간 및 활동 상황

                3단계_ 예정 소요 시간 및 활동에 대한 계획

                4단계_ 계획과 실제 상황과의 비교(통제)

          통제 과정으로서의 일일 업무 방해 요인 분석

        3. 결과 통제

        4. 자기 통제

          손 공식_ 다섯 손가락 방법

          하루 일과에 대한 평가

          

        5. 요약 및 평가

6장 정보와 커뮤니케이션_ 합목적적이고 합리적으로 시행하라

        1. 정보와 커뮤니케이션의 의미

        2. 합리적인 글 읽기

          글을 읽기 전에 취하는 방법

          글을 읽는 동안에 취하는 방법

                글 읽기 방법을 개선하기 위한 10가지 규칙

                나쁜 습관을 없앰으로써 읽는 속도를 향상시키는 방법

          글을 읽고 난 이후에 취하는 방법

                중요한 부분에 표시하는 방법

                중요한 부분을 발췌하는 방법

                마인드 맵 : 구조 발췌

          SQ 3R 방법

                조사_ 개요 파악

                질문_ 문제 제기

                읽기_ 글 읽기

                요점 반복_ 요점을 반복하여 확인하기

                복습_ 반복

        3. 합리적인 회의 진행

          회의 개최 전

          회의 중

          회의 종료 후

        4. 합리적인 방문객 관리

          방문객 통제

          예정된 방문객을 맞이하기 위한 계획과 준비

          부하 직원과의 대화

          예정에 없던 방문객을 대하는 방법

          대화를 끝내는 방법

        5. 합리적인 전화 통화

          합리화 수단으로서의 전화

          통화 차단

          즉시 통화 연결

          회신 통화

          능동적인 전화통화

                한꺼번에 모아서 통화하기

                행동방식

                통화 내용의 기록

          그 밖의 방법

          전화 걸기 전의 준비

          합리적인 전화 통화를 위한 10가지 지침

          평가_ 통화 기록 검토

        6. 합리적인 서신 교환

          수신 우편물 관리를 위한 10가지 지침

          합리적인 서신 교환(송신 우편물)

        7. 합리적인 문서 관리

          체크리스트의 적용

체크리스트 작성 5단계
1단계 업무나 활동 선정하기	반복적인 업무 처리 과정이 유사한 업무
2단계 엄무 진행 과정을 단계별로 세분하기	해야 할 일은 무엇인가? 주의해야 할 사항은 무엇인가? 문의할 대상은 누구이며, 접촉할 대상은 누구인가? 정보 수집 담당자는 누구인가?
3단계 논리적인 순서로 편성하기	서로 연관이 있는 것은 무엇인가? 기한을 엄수해야 하는 것은 무엇인가? 논리적인 연관성이 있는 것은 무엇인가? 중간 결과는 어디에 필요한가?
4단계 같은 유형의 업무를 통합하기	반복되는 활동은 무엇인가? 논리적으로 중간에 정지하기에 적당한 부분은 어디인가? 동일한 보조 수단이 필요한 부분은 어디인가?
5단계 임시 체크리스트 검토하기	오류 분석 비판 단계 위임 가능성 시안 작성 최종 수정 체크리스트 완성

          합리적인 문서 관리

        8. 요약 및 평가

7장 적용_ 실천하라

        1. 검토 및 계획

        2. 수정 계약

        3. 적용 지침

        4. 적용 연습

시간 관리 십계명

1. 규모가 큰 업무나 등가의 업무는 모아서 한꺼번에 처리하라         2. 의도적으로 외부의 방해를 차단하라. 조용히 집중할 수 있는            시간을 마련하라         3. 회의 시간을 제한하고 안건마다 기한을 설정하라         4. 원칙적으로 모든 업무에 대해 우선순위를 설정하라         5. 가능한 한 정말로 중요한 것만 하라         6. 위임 가능성을 충분히 활용하라         7. 큰 규모의 업무는 세분화하라         8. A급 과제를 처리하는 기한은 자신에게 가장 적합하게 설정하라         9. 중점 과제를 먼저 처리하라         10. 능률을 고려하여 계획을 세워라

 

건사 정용활 대디, 직장인 집에서는 고3 아들, 고1 딸의 아빠, 사회에선 작지만 깊이있는 기업의 촉망받는(?) 직장인, 가정과 직장의 식구들을 한 마음으로 사랑하는 휴머니스트랍니다. 두 아이의 아빠로 건강식품 관련, 15년 비즈니스에 필요했던 지식 관련 정보들을 꼼꼼히 소개할게요.